Mengenal Lemari Arsip Dinamis untuk Kebutuhan Kantor

Seiring berkembangnya sistem administrasi modern, muncul berbagai pilihan bentuk pengarsipan yang efisien, seperti lemari arsip dinamis. Lemari arsip itu sendiri ialah perabot untuk simpan arsip. Karena dinamis, jenis furniture kantor ini bisa berubah atau bergerak, sesuai kebutuhan spesifik kantor. Lantas, manfaat apa saja yang ditawarkan dari lemari dinamis? Berikut pembahasannya.

Baca Juga: Rekomendasi Lemari Arsip Besi Kantor dan Jumlah Kompartemennya

Lemari Arsip Dinamis: Prinsip Kerja, Kelebihan dan Perbandingannya

Perangkat penyimpanan arsip dinamis sering disebut sebagai mobile file atau lemari arsip roll o pack. Jenis penyimpanan dokumen ini bisa digerakkan untuk menghemat ruang sekaligus memaksimalkan efisiensi akses di dalam ruangan. Sementara menurut Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Bogor, arsip dinamis ialah arsip yang dimanfaatkan secara langsung dalam aktivitas pencipta arsip lantas disimpan dalam kurun waktu tertentu. 

Prinsip Kerja Lemari Dinamis

• Lemari dinamis terdiri dari beberapa modul rak yang terpasang pada rel di lantai. Rak tersebut bisa digeser menggunakan sistem roda. Pergerakannya cukup menggunakan tangan atau secara elektrik dengan sistem otomatis.
• Sistem manual pada lemari ini menggunakan roda putar yang terpajang di bagian depan rak. Ketika roda diputar, rak bisa bergerak ke kanan dan kiri, sesuai arah rel. Sistem tersebut cocok untuk penggunaan yang tidak terlalu intensif pada ruangan minimalis.
• Sementara itu, lemari sistem otomatis menggunakan motor listrik yang dikendalikan dengan panel kontrol ataupun sensor. Pilihan lemari ini bisa memberikan kemudahan ekstra dan efisiensi tinggi untuk mengakses dokumen. 

Kelebihan Lemari Penyimpanan Dinamis

Dalam praktiknya, lemari arsip dinamis memiliki berbagai keunggulan yang menarik. Berikut beberapa daya tarik istimewanya. 

1. Keamanan Dokumen

Lemari dinamis dilengkapi dengan sistem penguncian otomatis. Lemari hanya mengizinkan satu lorong terbuka dalam satu waktu. Hal ini bisa mengurangi risiko tercecernya dokumen atau rusak akibat pengaksesan yang tidak terkontrol. Keamanan dokumen pun semakin terjamin. Maka dari itu, jangan ragu gunakan lemari arsip dinamis apalagi kearsipan sangat penting sebagaimana UU no. 43 tahun 2009.

2. Meningkatkan Produktivitas

Sistem lemari dinamis dirancang khusus untuk mempercepat pencarian dan pengambilan dokumen. Hal ini menjadikan waktu kerja jauh lebih efisien. Pengguna tidak perlu membuka banyak laci atau menelusuri lorong-lorong, layaknya lemari arsip biasa. 

Kelebihan ini benar adanya karena pernah merasakannya sendiri. Ketika buru-buru mencari arsip pajak, jadi terasa lebih praktis berkat lemari arsip dinamis minimalis tersebut. Tinggal geser rak langsung bisa temukan arsipnya. Praktis dan tak menyita banyak waktu maupun tenaga. Pekerjaan yang biasanya butuh waktu 10 menit saat mencarinya di lemari arsip biasa, jadi hanya 2 menit karena perabot dinamis tersebut.

3. Akses Lebih Terkontrol

Sistem lemari kantor ini memudahkan pengguna untuk mengatur akses terhadap dokumen-dokumen khusus. Dalam versi otomatis, lemari bahkan bisa diterapkan dengan menggunakan pengaturan akses berbasis pengguna. Artinya, hanya orang-orang tertentu saja yang bisa mengakses dokumen tersebut. 

4. Efisiensi Ruang

Lemari arsip dinamis memiliki kemampuan lebih untuk menghemat ruang. Sebab, pengguna hanya membutuhkan satu lorong akses yang bisa berpindah-pindah. 

Hal tersebut menjadikan lemari dinamis bisa menyimpan lebih banyak dokumen dalam ruang yang sama. Berdasarkan hal tersebut, lemari sangat disarankan untuk perusahaan atau kantor dengan area penyimpanan terbatas. 

Dokumen yang Cocok dengan Lemari Dinamis

Lemari dinamis cocok digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen penting. Terlebih untuk dokumen fisik yang memiliki nilai administratif, hukum maupun historis. Berikut beberapa jenis dokumen yang cocok disimpan menggunakan lemari dinamis. 

• Arsip kepegawaian
• Dokumen keuangan termasuk laporan pajak, faktur, dan kwitansi
• Data pasien rumah sakit
• Catatan akademik maupun administratif sekolah
• Arsip legal dan perjanjian hukum

Biasanya, sistem lemari arsip dinamis sudah dilengkapi dengan teknologi pengkategorian dan pelabelan khusus. Hal ini memungkinkan pengguna untuk menyusun dokumen dengan rapi agar mudah dicari ketika dibutuhkan. 

Perbandingan Lemari Arsip Statis vs Dinamis

Lemari arsip statis merupakan tipe lemari yang tidak bisa digerakkan. Biasanya terdiri dari lemari kayu atau besi dengan laci atau rak tetap. Setiap lemari ini membutuhkan lorong akses di depannya. Artinya, semakin banyak lemari yang digunakan, maka kian besar pula ruang untuk mengakses dokumen. 

Sementara itu, lemari dinamis menghilangkan kebutuhan lorong tetap di antara lemari. Pengguna cukup menyediakan satu lorong kerja yang bisa berpindah-pindah.

Hal ini memungkinkan efisiensi pemanfaatan ruang secara drastis. Lemari ideal digunakan untuk perkantoran, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, rumah sakit atau tempat dengan kebutuhan penyimpanan dokumen besar. 

Baca Juga: Rekomendasi Lemari Meja Kantor yang Multifungsi dan Berkualitas

Berdasarkan informasi di atas, lemari arsip dinamis bisa jadi solusi tepat untuk kebutuhan penyimpanan di era modern. Keamanan dokumen, peningkatan produktivitas, akses terkontrol, dan efisiensi ruang yang lebih baik menjadikan lemari ini sebagai pilihan ideal untuk penggunaan jangka panjang.